O que é a certidão negativa de débitos?
A certidão negativa de débitos, a famosa CND, é o documento que comprova que uma pessoa ou empresa não tem pendências com o fisco. No dia a dia, quando alguém fala em CND, quase sempre se refere à certidão federal, oficialmente chamada de Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União. Ela é emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Como contador, é um dos documentos que mais me pedem: para fechar contrato, participar de licitação, pedir financiamento ou vender um imóvel, alguém sempre exige a certidão.
Quais são os 3 tipos de certidão?
A consulta pode resultar em 3 tipos de certidão: negativa, positiva com efeitos de negativa e positiva.
- Certidão negativa: não há débitos em aberto. É o resultado ideal;
- Certidão positiva com efeitos de negativa: existem débitos, mas eles estão com a cobrança suspensa (por exemplo, parcelados e em dia, ou com discussão administrativa ou judicial que suspende a exigência). Para a maioria dos fins, ela vale como uma negativa;
- Certidão positiva: existem débitos exigíveis, e a certidão não comprova regularidade.
É comum o empresário achar que “positiva” quer dizer algo bom. Não quer: nesse caso, o documento mostra que há pendência. Levantar e resolver essa pendência é parte da minha consultoria fiscal e tributária em Belo Horizonte.
Para que serve a CND?
A CND serve para provar regularidade fiscal a quem vai fazer negócio com você. Ela costuma ser exigida em 6 situações:
- Licitações e contratos com órgãos públicos;
- Financiamentos e linhas de crédito, principalmente para empresas;
- Venda de imóvel ou de participação societária;
- Alteração e encerramento de empresa, quando o órgão pede comprovação de regularidade;
- Contratos com grandes empresas, que fazem análise de risco dos fornecedores;
- Acompanhamento da própria saúde fiscal do negócio.
Como emitir a certidão negativa de débitos?
A CND federal é emitida online e de graça, em 5 passos, pelo site da Receita Federal. Você não precisa pagar nenhuma taxa nem contratar despachante para isso. O canal oficial é o serviço de emissão de certidão do gov.br, que reúne Receita Federal e PGFN em uma certidão conjunta, além do e-CAC, o centro de atendimento virtual. O caminho, em resumo:
- Acesse o serviço de emissão de certidões no site da Receita Federal;
- Informe o CNPJ da empresa (ou o CPF, no caso de pessoa física);
- Confirme os dados e solicite a emissão;
- Se não houver pendências, o sistema gera o PDF na hora. Se houver, ele informa o motivo;
- Guarde o arquivo e confira a data de validade.
Desconfie de sites que cobram para emitir a certidão: o serviço oficial não tem custo.
Qual é a validade da CND?
A CND federal tem validade de 180 dias a partir da emissão. Depois disso, é preciso emitir outra. Como muitos contratos e financiamentos exigem uma certidão recente, vale emitir perto da data em que ela será apresentada. A situação fiscal também pode mudar dentro desses seis meses: uma certidão válida no papel não garante que a empresa continue sem pendências.
Por que a certidão não sai?
A certidão não sai quando a Receita ou a PGFN encontram alguma pendência no CNPJ ou no CPF. Os 5 motivos mais comuns são:
- Débitos em aberto de tributos federais, como DAS, contribuições ou parcelamentos atrasados;
- Declarações não entregues, como obrigações acessórias em atraso;
- Divergências cadastrais ou inconsistências entre o que foi declarado e o que foi pago;
- Pendências com a Dívida Ativa da União, cobradas pela PGFN;
- Parcelamento atrasado, que pode fazer a suspensão cair.
Para empresas do Simples Nacional com guias em atraso, o parcelamento do Simples Nacional costuma ser o caminho para suspender a cobrança e voltar a emitir a certidão. No caso de MEI, o atraso do boleto mensal também pode gerar débito e travar a certidão; o parcelamento do MEI resolve a maior parte desses casos.
O que fazer para regularizar e conseguir a certidão?
Para conseguir a certidão, você precisa zerar ou suspender cada pendência e emitir de novo, em 5 passos:
- Consulte a situação fiscal no e-CAC para ver exatamente quais débitos e pendências constam;
- Entregue declarações em atraso, se houver;
- Pague ou parcele os débitos, respeitando as regras de cada modalidade;
- Confira se o pagamento foi processado: às vezes leva alguns dias para o sistema atualizar;
- Emita a certidão novamente depois da regularização.
O ponto de atenção é que a regularização precisa ser feita do jeito certo. Um parcelamento mal escolhido ou um débito pago com o código errado pode não resolver a pendência. É aí que meus parceiros costumam me procurar.
Certidões federal, estadual, municipal, FGTS e trabalhista
Além da CND federal, existem outras 4 certidões de regularidade: as certidões estadual (no caso de Minas Gerais, emitida na Secretaria de Estado de Fazenda), municipal (emitida na prefeitura), a de regularidade do FGTS e a trabalhista. Cada uma tem emissor, regra e prazo de validade próprios. O Sebrae reúne orientações para empresas que precisam organizar a documentação fiscal. Quem pede a CND para um negócio geralmente pede mais de uma, então convém checar quais são exigidas antes de começar.
Para quem está no Simples Nacional, o DAS em atraso é uma das causas mais comuns de débito.
Perguntas frequentes
A CND é gratuita?
Sim, a certidão negativa de débitos federal é gratuita. A emissão pelos canais oficiais da Receita Federal e da PGFN não tem custo nenhum, nem para empresa nem para pessoa física. Se algum site cobrar taxa para “tirar a CND”, desconfie: é um serviço de terceiros cobrando por algo que você faz sozinho, em poucos minutos, no portal oficial.
Quanto tempo leva para emitir a certidão negativa?
Quando não há pendências, a certidão sai na hora, em PDF, e vale por 180 dias. Se houver débito ou declaração em atraso, o sistema informa o motivo e não gera o documento. Depois de pagar ou parcelar, pode levar alguns dias até o pagamento ser processado; só então vale tentar a emissão de novo.
Empresa com débito parcelado consegue a certidão?
Em muitos casos, sim. Se o parcelamento está em dia e a cobrança fica suspensa, a empresa pode obter a certidão positiva com efeitos de negativa, que vale como negativa para a maioria dos fins, como contratos e financiamentos. Se uma parcela atrasar, a suspensão pode cair e a certidão deixa de sair até a situação ser regularizada.
MEI também precisa da CND?
O MEI pode precisar da certidão negativa em contratos, financiamentos e licitações, do mesmo jeito que uma empresa maior. Manter o DAS mensal e a declaração anual (DASN-SIMEI) em dia é o que evita que o CNPJ fique com pendência e trave a emissão. Se já existe atraso, o parcelamento do MEI costuma liberar a certidão.
Posso emitir a certidão de outra empresa?
Sim. A consulta usa apenas o CNPJ ou o CPF, e a certidão federal é um documento público, o que permite a terceiros conferirem a situação fiscal de um fornecedor ou parceiro comercial. Mesmo assim, o ideal é que a própria empresa emita e acompanhe a sua certidão com frequência, para descobrir qualquer pendência antes de quem vai contratá-la.
Precisa de ajuda com a regularização fiscal?
Sim, eu ajudo a levantar e resolver as pendências que travam a certidão. Atendo empresas em Belo Horizonte e também online, com consultoria fiscal e tributária. Fale comigo pelo WhatsApp e vamos entender a sua situação.