O que são obrigações acessórias?
Obrigações acessórias são as declarações, registros e documentos que uma empresa precisa enviar aos órgãos fiscalizadores para comprovar que está cumprindo suas obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis, mesmo quando não há imposto a pagar naquele período. Elas existem ao lado da obrigação principal, que é o pagamento do tributo em si, e as duas estão definidas no art. 113 do Código Tributário Nacional.
Na prática, uma empresa pode estar em dia com todos os impostos e, ainda assim, ser multada por não ter entregado uma declaração no prazo, porque são 2 obrigações diferentes, com regras próprias. Mapear quais declarações a sua empresa deve entregar, e corrigir as que ficaram para trás, faz parte da minha consultoria fiscal e tributária em Belo Horizonte.
Qual a diferença entre obrigação principal e obrigação acessória?
A obrigação principal é sempre financeira (o pagamento do imposto, contribuição ou taxa devida); a obrigação acessória é sempre uma prestação de informação ou um registro. A acessória existe para dar transparência ao fisco sobre como aquele valor foi calculado, mesmo quando o valor devido é zero. Pelo § 3º do art. 113 do CTN, quando a acessória é descumprida, a multa vira obrigação principal e passa a ser cobrada como dívida.
Um exemplo comum: uma empresa sem nenhum movimento em determinado mês ainda pode ter declarações a entregar para aquele período, informando justamente a ausência de movimento. Deixar de declarar “porque não teve nada a pagar” é um dos erros mais frequentes entre pequenos empresários.
Quais obrigações acessórias existem por regime tributário?
As obrigações acessórias mudam conforme o regime tributário, e o volume cresce do MEI ao Lucro Real:
- Simples Nacional: inclui a DASN-SIMEI (para MEI, até 31 de maio) ou a DEFIS (para as demais optantes, até 31 de março, conforme a Resolução CGSN 140/2018), além do eSocial quando há funcionários;
- Lucro Presumido: além das obrigações trabalhistas, inclui declarações fiscais mais detalhadas, como a EFD-Contribuições e a DCTFWeb;
- Lucro Real: é o regime com o maior volume de obrigações acessórias, incluindo escriturações digitais como a ECD (até o último dia útil de junho) e a ECF (até o último dia útil de julho).
Empresas do Simples Nacional, o perfil da maioria dos pequenos negócios de Belo Horizonte, têm em geral uma carga de obrigações acessórias mais simples do que as do Lucro Presumido ou Lucro Real. Isso não significa “nenhuma obrigação”: é só um volume menor.
Quais livros fiscais e contábeis a empresa precisa manter?
Além das declarações, a legislação exige livros fiscais e contábeis que sustentam as informações declaradas, como o livro caixa, o livro de apuração do lucro (quando aplicável) e os registros de entrada e saída de mercadorias ou serviços. Mesmo empresas dispensadas de certas declarações periódicas normalmente precisam manter esses registros organizados, porque eles podem ser pedidos em uma fiscalização.
Por que os prazos variam tanto?
Os prazos variam porque cada obrigação acessória tem periodicidade própria, que pode ser mensal, trimestral ou anual, conforme o tipo de declaração e o regime da empresa. Como esses prazos são definidos e atualizados pela Receita Federal e podem mudar de um ano para o outro, eu confiro a Agenda Tributária da Receita Federal antes de cada entrega, em vez de confiar na memória do ano anterior.
O que acontece se a empresa atrasar uma obrigação acessória?
Atrasar ou deixar de entregar uma obrigação acessória gera multa mesmo quando não há nenhum imposto devido no período, porque a penalidade é pela falta da informação, não pelo valor do tributo. No caso do MEI, por exemplo, a DASN-SIMEI entregue fora do prazo tem multa de 2% ao mês sobre os tributos declarados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 50,00. O atraso recorrente também pode travar a certidão negativa de débitos, consultada por bancos, fornecedores e em licitações.
Como saber quais obrigações a sua empresa precisa cumprir?
Para saber quais obrigações valem para a sua empresa, é preciso cruzar 3 fatores: regime tributário, atividade (CNAE) e existência de funcionários. Não existe uma lista única válida para todas. O Sebrae recomenda mapear, junto com o contador, todas as obrigações aplicáveis ao CNAE logo na abertura da empresa, e revisar esse mapeamento sempre que o negócio mudar de regime ou contratar o primeiro funcionário.
É esse acompanhamento contínuo, e não só o envio da declaração no fim do mês, que evita que uma obrigação passe despercebida até virar multa. As regras do regime mais comum entre pequenos negócios estão reunidas nas perguntas e respostas do Comitê Gestor do Simples Nacional.
Sinais de que sua empresa pode estar com obrigações acessórias em atraso
Uma notificação que você não entendeu ou uma mudança recente na empresa são os sinais mais comuns de obrigação em atraso. Os 4 que mais vejo:
- Você recebeu alguma notificação ou carta da Receita Federal, da prefeitura ou de outro órgão fiscalizador e não entendeu o motivo;
- A empresa mudou de regime tributário recentemente e ninguém revisou quais obrigações mudaram junto;
- Você contratou o primeiro funcionário e não tem certeza de quais declarações trabalhistas passaram a ser exigidas;
- Já faz tempo que ninguém confirma com você se as declarações mensais, trimestrais e anuais estão realmente sendo entregues.
Qualquer um desses sinais é motivo suficiente para pedir uma revisão, mesmo que nenhuma multa tenha aparecido ainda.
Perguntas frequentes
Empresa sem movimento precisa entregar obrigações acessórias?
Sim. Empresa sem movimento continua obrigada a entregar as declarações do seu regime, informando justamente que não houve receita ou operação no período. O MEI, por exemplo, entrega a DASN-SIMEI até 31 de maio mesmo com faturamento zero. Deixar de declarar por achar que não havia nada a informar gera multa e pendência no CNPJ, que pode travar a certidão negativa.
Qual é a multa por atraso de obrigação acessória?
A multa depende da declaração e do regime, porque cada obrigação acessória tem regra própria de penalidade. Para a DASN-SIMEI do MEI, a Receita Federal cobra 2% ao mês sobre os tributos declarados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 50,00. Nas declarações das demais empresas, as multas costumam ser maiores e podem ser cobradas por mês de atraso, por isso vale regularizar logo.
Quais obrigações acessórias uma empresa do Simples Nacional entrega?
A empresa do Simples Nacional entrega a DEFIS uma vez por ano, até 31 de março, e declara a receita todo mês no PGDAS-D ao gerar o DAS. Se tiver funcionários, entra também o eSocial, com os eventos de folha de pagamento. Dependendo da atividade, podem existir obrigações estaduais ou municipais, como as ligadas a ICMS e ISS em Belo Horizonte.
Contabilidade mensal em Belo Horizonte: obrigações acessórias em dia, sem sustos
Para os meus parceiros em Belo Horizonte, o acompanhamento das obrigações acessórias faz parte da rotina da contabilidade mensal: cada declaração é identificada, preparada e enviada dentro do prazo, sem depender do empresário lembrar de cada uma por conta própria. O custo desse acompanhamento está explicado em quanto custa um contador. Para revisar quais obrigações valem para o regime da sua empresa, o planejamento tributário ajuda a enxergar o quadro completo.
Se você não tem certeza de que todas as obrigações acessórias da sua empresa estão em dia, fale comigo pelo WhatsApp para uma revisão completa.