O que compõe a folha de pagamento mensal?
A folha de pagamento mensal reúne, para cada funcionário registrado, tudo o que cada colaborador tem a receber (salário, horas extras, adicionais) e tudo o que precisa ser descontado ou recolhido (INSS, IRRF, FGTS), fechando no valor líquido que efetivamente cai na conta do trabalhador.
Mais do que uma planilha de pagamento, a folha é também a base para diversas obrigações acessórias que a empresa precisa cumprir junto ao eSocial e aos órgãos competentes todo mês. É a partir dela que a empresa recolhe corretamente os encargos trabalhistas e mantém a situação regular perante fiscalização. Para empresas que preferem delegar essa rotina, é o que eu faço no serviço de folha de pagamento em Belo Horizonte.
Vale lembrar que a folha mensal é diferente de cálculos sazonais, como o décimo terceiro salário, que segue regras e prazos próprios, embora também parta dos mesmos dados cadastrais de cada colaborador.
Como calcular a folha de pagamento passo a passo?
Para calcular a folha de pagamento, parta do salário bruto, some os proventos variáveis, aplique os descontos e chegue ao líquido, nestes 7 passos:
- Defina o salário bruto do mês, conforme o contrato ou a carga horária trabalhada.
- Some proventos variáveis do período: horas extras, adicional noturno, comissões ou outros valores previstos em contrato ou acordo coletivo.
- Calcule o desconto de INSS sobre o valor bruto, usando a tabela de contribuição vigente.
- Calcule o desconto de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), quando aplicável, com base na tabela vigente e nas deduções permitidas (dependentes, pensão alimentícia).
- Aplique outros descontos previstos, como vale-transporte ou faltas não justificadas.
- Some tudo e chegue ao salário líquido, o valor efetivamente pago ao colaborador.
- Calcule, separadamente, os encargos que ficam a cargo da empresa, como o FGTS do mês.
Descontos obrigatórios que entram no cálculo
Os dois descontos que mais impactam o valor líquido são a contribuição ao INSS e o Imposto de Renda Retido na Fonte. Ambos seguem tabelas progressivas atualizadas periodicamente, então o valor exato de cada faixa deve ser sempre conferido nas tabelas vigentes publicadas pelo INSS e pela Receita Federal antes de fechar a folha daquele mês, em vez de usar um percentual fixo de memória.
Encargos que ficam por conta da empresa
Além dos descontos do colaborador, a empresa arca com encargos próprios sobre a folha, como o depósito mensal do FGTS na conta vinculada de cada funcionário e a contribuição patronal ao INSS. Esses valores não saem do salário do trabalhador — são custos adicionais da empresa sobre a contratação. O FGTS, por exemplo, corresponde a 8% da remuneração do mês, pela Lei 8.036/1990. Se os sócios também recebem pela empresa, o pró-labore tem INSS próprio e regras diferentes do salário, e eu explico o cálculo no post sobre o tema.
Exemplo: salário de R$ 3.000,00 em 2026
Um funcionário com salário de R$ 3.000,00, sem horas extras nem outros descontos, tem R$ 248,61 de INSS em 2026, pela tabela progressiva da Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026 (7,5% até R$ 1.621,00; 9% até R$ 2.902,84; 12% sobre o que passa disso). Como a Lei 15.270/2025 isenta de IRRF os rendimentos mensais até R$ 5 mil desde janeiro de 2026, não há imposto retido. O líquido fica em R$ 2.751,39, e a empresa deposita mais R$ 240,00 de FGTS (8%), que não sai do salário.
Informações necessárias para montar a folha
Antes de calcular, é preciso ter em mãos:
- Dados cadastrais de cada colaborador (cargo, salário contratual, data de admissão).
- Registro de horas extras, faltas, atestados e férias do período (o cálculo de férias tem regras próprias, como o terço constitucional).
- Informações sobre dependentes para fins de dedução do IRRF.
- Eventuais descontos específicos, como convênio médico, vale-transporte ou empréstimo consignado.
Quanto mais organizado esse controle mensal, menor o risco de erro no fechamento da folha. Empresas que centralizam esses dados em uma única planilha ou sistema, atualizada a cada mudança (admissão, promoção, alteração de jornada), evitam o retrabalho de reconstruir informações no dia do fechamento.
Qual a diferença entre folha de pagamento e holerite?
A folha de pagamento é o relatório completo, com todos os colaboradores e o detalhamento de proventos e descontos de cada um, usado internamente pela empresa e pela contabilidade. Já o recibo (ou holerite) é o documento individual entregue a cada funcionário, com o resumo do que ele recebeu e do que foi descontado naquele mês — um é o processo, o outro é o comprovante final que chega às mãos do colaborador.
Qual é o prazo para pagar o salário?
O salário deve ser pago até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado, pelo art. 459 da CLT e conforme as regras do Ministério do Trabalho e Emprego. Atrasar esse pagamento pode gerar multa e outras consequências trabalhistas para a empresa, então vale montar uma rotina que garanta o fechamento da folha com folga antes da data-limite.
Erros comuns no cálculo da folha de pagamento
Alguns deslizes aparecem com frequência, mesmo em empresas organizadas:
- Usar uma tabela desatualizada de INSS ou IRRF, gerando desconto incorreto.
- Esquecer de recalcular a folha depois de um reajuste salarial ou mudança de carga horária.
- Não registrar corretamente horas extras ou faltas, afetando o valor final.
- Atrasar o envio de informações ao eSocial, gerando pendência com os órgãos fiscalizadores.
- Admitir sem conferir os dados do trabalhador, o que faz o eSocial rejeitar o evento (veja como fazer a qualificação cadastral no eSocial).
- Confundir o encargo da empresa (como o FGTS) com desconto do colaborador — são coisas diferentes.
Quando vale a pena terceirizar a folha de pagamento?
Vale a pena terceirizar a folha quando o número de funcionários e de benefícios cresce, porque o risco de erro cresce junto. Com poucos funcionários, calcular a folha manualmente ainda é viável. Cada erro no cálculo pode gerar retrabalho, reclamação trabalhista ou pendência com o eSocial — problemas mais caros de resolver depois do que de prevenir.
Aqui em Belo Horizonte, eu cuido da folha de pagamento de empresas de diversos portes, calculando salários, encargos e obrigações acessórias com atenção aos prazos e às tabelas vigentes, para que o empresário não precise acompanhar cada mudança de legislação trabalhista sozinho.
Se sua empresa em Belo Horizonte quer simplificar a rotina da folha de pagamento e reduzir o risco de erros, fale comigo pelo WhatsApp e veja como posso ajudar.
Perguntas frequentes
Quais descontos saem do salário na folha de pagamento?
Os descontos obrigatórios da folha são o INSS, calculado pela tabela progressiva de 2026, e o Imposto de Renda Retido na Fonte, quando a remuneração passa da faixa de isenção de R$ 5 mil mensais. Além deles, podem entrar vale-transporte, faltas não justificadas, convênio médico e empréstimo consignado, conforme o contrato. O FGTS não é desconto: é um encargo pago pela empresa.
Qual é o prazo para pagar o salário dos funcionários?
O salário deve ser pago até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado, pelo art. 459 da CLT. Pagar depois disso gera risco de multa e de reclamação trabalhista. Por isso, eu fecho a folha dos parceiros com alguns dias de folga antes da data-limite, para conferir horas extras, faltas e descontos com calma e enviar os eventos ao eSocial no prazo.
O FGTS é descontado do salário do funcionário?
Não. O FGTS é um encargo da empresa, equivalente a 8% da remuneração do mês, depositado na conta vinculada de cada funcionário, conforme a Lei 8.036/1990. Ele não aparece como desconto no holerite. Num salário de R$ 3.000,00, por exemplo, a empresa deposita R$ 240,00 de FGTS além do salário, e o funcionário recebe o líquido sem esse valor descontado.